„Hallo? Jemand da? Ich glaube dein Mikro ist stumm! Ich sehe Euch nicht!“ Video Calls sind teilweise extrem chaotisch. Selbst die Regierungschefs führender Wirtschaftsnationen kämpfen derzeit mit der Technik. Wie Ihr Struktur in Eure Video-Calls bringt und Zeit spart, zeigen wir in den folgenden Regeln.
Richtlinien setzen
Laut einer Statista-Umfrage gaben deutsche Unternehmen an, dass derzeit 45% der Mitarbeiter Corona-bedingt im Home-Office arbeiten. Um dennoch weiterhin im Austausch mit Kollegen zu bleiben, Aufgaben zu verteilen und Meetings abhalten zu können, sind Unternehmer auf Video-Call-Plattformen wie Skype oder Zoom angewiesen. Seit Beginn der Pandemie, so berichtet der Netzbetreiber DE-CIX, sei der Datenverkehr um ganze 100 Prozent gestiegen. Doch wie nutzt man digitale Meetings – auch nach Corona – effizient? Josephine Hofmann, aus der Forschung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation, erklärt hierzu dem Handelsblatt:
„Viele solcher Konferenzen erreichen das gewünschte Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden und Teilnehmer technisch überfordert sind. Sie schreiben nebenher Mails oder kommen zu spät.“
Daher gilt für den Video-Call zu allererst: Die Hard- und Software checken. Auch, um mögliche Zeitverzögerungen durch Updates oder fehlgeschlagene Log-ins zu umgehen. Für den Veranstalter des Meetings ist es anschließend wichtig, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu erlangen. Entscheidend seien hierfür die ersten 60 Sekunden, erklären Justin Hale, Redner und Trainer beim Weiterbildungszentrum VitalSmarts, und Joseph Grenny, Bestsellerautor und Sozialwissenschaftler. Gemeinsam haben sie für die Harvard Business Review einen Leitfaden aufgesetzt. Es ginge darum, schnell auf den Punkt zu kommen und mögliche Probleme so anzusprechen, dass Teilnehmer der Videokonferenz sich hineinversetzen können. Besonders empfiehlt es sich mit Beispielen zu arbeiten.
Das Mitmach-Prinzip
Die Experten empfehlen außerdem, die Gesprächspartner zur aktiven Mitgestaltung des Calls zu animieren. Wer sich in der Rolle des Zuhörers sieht, wird möglicherweise schnell abschweifen und sich voraussichtlich nicht an der Unterhaltung beteiligen. Die Erfahrung von Hale und Grenny zeigt:
„Die Botschaft ‚Ich will, dass alle aufmerksam sind und mitmachen’ reicht nicht aus, um alle zu motivieren.“
Am besten lässt sich das Gegenüber einbeziehen, indem der Moderator schnell umsetzbare Aufgaben oder Fragen stellt. Der „Überraschungseffekt“ hält die Gesprächspartner zudem aufmerksam. Einzelne Gesprächspunkte sollten des weiteren nicht länger als fünf Minuten dauern und am jeweiligen Ende zusammengefasst werden.
Private Einblicke
Im Video-Call gelten laut dem Spiegel besondere Regeln. Er rät dazu, stets im Call die Kamera zu aktivieren. Doch Vorsicht: Teilnehmer sollten bedenken, dass nicht nur sie selbst, sondern auch der Hintergrund zu sehen sind. Durch eine simple Einstellung wie die Weichzeichnung des Hintergrunds lassen sich allzu private oder gar unaufgeräumte Einblicke vermeiden. Die Kamera ist zudem idealerweise auf Augenhöhe positioniert. Gegenlicht oder eine unvorteilhafte Beleuchtung sollten ebenfalls vermieden werden. Außerdem gilt es zu bedenken: Jeder kann sehen, wer während des Calls unaufmerksam wird oder abschweift. Die Mikrofone hingegen sollten in größeren Konferenzen für möglichst wenig Störgeräusche stummgeschaltet werden. Erst, wenn der Moderator einem Teilnehmer das Wort erteilt oder eine Fragerunde eröffnet wird, entfällt die Regel.
Und der Dresscode im Video-Call ?
Wer kennt sie nicht, die Filmszenen, in denen wichtige Videogespräche geführt werden und plötzlich offenbart sich unerwartet, dass das Gegenüber zwar Hemd und Krawatte, jedoch keine Hose trägt. Um solche unseriösen Missgeschicke im Home Office zu vermeiden gilt es, auch hier Regeln einzuhalten. Je nach Branche kann der Dresscode zwar legerer ausfallen, sollte allerdings stets stimmig und ordentlich sein. Laut Chip sollte zur Vermeidung von Bildstörungen das Kontrastverhältnis zum Hintergrund zudem möglichst gering sein und auf kleine Muster verzichtet werden.
Reale Bedingungen
Wer an einem Video-Call teilnimmt oder einen veranstaltet, sollte immer zum Ziel haben, diesen möglichst reell zu gestalten. Daher gelten generell auch immer die Regeln eines echten Termins. Wer am Ende des Gesprächs noch eine Zusammenfassung gibt, vermittelt den Zuhörern nochmals einen guten Gesamtüberblick. Die Seite Business-User empfiehlt zudem – gerade bei Call-to-Action Meetings – im Nachgang ein schriftliches Protokoll zu versenden. So bleiben Missverständnisse aus und es kann ergebnisorientiert gearbeitet werden.
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Der Beitrag Viel Lärm um nichts: Struktur für Euren Video-Call erschien zuerst auf Versicherungskammer Maklermanagement Kranken.
