Es hakt in der Buchhaltung, Kunden verstehen Flyer nicht oder die Produktion kommt zum Stillstand – Gründe für eine Prozessoptimierung gibt es viele. Doch wie gehen Unternehmen das Problem an?

Was ist Prozessoptimierung?

Die erste Frage, die sich stellt, ist: Was ist überhaupt Prozessoptimierung? Grundsätzlich handelt es sich dabei um eine systematische Vorgehensweise zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse. Wie diese Geschäftsprozesse aussehen, lässt sich dagegen kaum pauschalisieren, denn ihr Einsatzgebiet ist wahnsinnig weit gefasst. Beim Job-Portal Stepstone suchen Arbeitgeber derzeit beispielsweise nach Prozessoptimierern in den Bereichen:

• Produktivitätsentwicklung
• Produktion
• Mehrstufenpressen
• QS-Fertigung
• Ofenbau
• Kurz gesagt: Prozesse sind überall und damit auch der Bedarf, sie zu verbessern.

Wie funktioniert Prozessoptimierung?

Wie genau Prozessoptimierung funktioniert, lässt sich nicht pauschal feststellen. Es existieren vielerlei Strategien, um dieses Ziel zu erreichen, und diese unterscheiden sich teils grundsätzlich voneinander. Für welche davon sich ein Unternehmen letztendlich entscheidet, hängt von seinen individuellen Zielen und Möglichkeiten ab. Es folgt ein kurzer Überblick der beliebtesten Strategien.

1: TQM

TQM ist die Abkürzung für Total Quality Management, also in etwa das vollumfängliche Qualitätsmanagement. Der Kunde steht hierbei klar im Fokus: TQM verfolgt das Ziel, durch eine Prozessoptimierung die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Das soll am Ende für einen besseren Platz am Markt sorgen. TQM verfolgt dabei unter anderem diese Leitsätze:

• Qualität orientiert sich an der Kundschaft.
• Mitarbeiter realisieren die Qualität.
• Qualität besteht aus mehreren Dimensionen.

2: Kaizen

Eine aus Japan stammende Strategie, die sich aus den Begriffen Kai (Veränderung) und Zen (zum Besseren) zusammensetzt. Wer Kaizen einsetzt, strebt nach einer stetigen Verbesserung seiner Produkt-, Prozess- und Servicequalität. Dies geschieht nicht zwangsläufig durch Innovation, sondern eine kontinuierliche Optimierung in kleinen Schritten. Dabei ist es wichtig, die Mitarbeiter aktiv mit einzubeziehen.

Dabei können Unternehmen im Groben diesen Schritten folgen:

1. Was ist die Ursache des Problems?
2. Wie können wir diese angehen?
3. Führen wir Veränderungen konsequent in allen Bereichen durch?
4. Welche Auswirkungen haben unsere Bemühungen?
5. Wie können wir uns weiter verbessern?

3: Die 5-S-Methode

Die aus Japan Stammente 5-S-Methode gibt den Rahmen für eine systematische Umgestaltung des eigenen Arbeitsplatzes und der Arbeitsumgebung, sodass man sich optimal auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann. Im Detail sehen die fünf Schritte aus wie folgt:

Seiri (Ordnung schaffen): Nicht benötigte oder beschädigte Gegenstände am Arbeitsplatz müssen verschwinden. Nur die tatsächlich gebrauchten Dinge dürfen bleiben. Das spart Zeit und Raum.

Seiton (Ordnungsliebe): Die im ersten Schritt geschaffene Ordnung muss erhalten bleiben. Wer seinen Arbeitsplatz einfach wieder verkommen lässt, tut sich keinen Gefallen.

Seiso (Sauberkeit): Das schließt nicht nur die Organisation der Gegenstände ein, sondern auch den Zustand der Arbeitsgeräte, sei es nun ein Laptop oder bestimmte Maschinen. Diese sind dringend sauber zu halten. Bei der Säuberung kann man gleichzeitig das Equipment auf Mängel prüfen.

Seiketsu (Persönlicher Ordnungssinn): Hierbei handelt es sich im Grunde um eine Erweiterung von Seiton: Jeder Mitarbeiter muss sich persönliche Sauberkeit und Ordnung angewöhnen. Durch professionelles Standardisieren können sich die Arbeitsabläufe weiter vereinheitlichen und Abweichungen vermieden werden.

Shitsuke (Disziplin): Hier geht es um die Regeln und Standards am Arbeitsplatz: Diese müssen unbedingt eingehalten werden, damit die Arbeitsprozesse so reibungslos wie möglich funktionieren.

4: Six Sigma

Bei Six Sigma geht es um die Prozessoptimierung auf Basis von Zahlen und Statistiken. Die Grundlage dieses Ansatzes: Jeder Prozess lässt sich mathematisch darstellen. „Sigma“ kommt hierbei aus der statistischen Mathematik und bezeichnet die Standardabweichung eines Mittelwerts. Ist der Wert zu hoch (oder, je nach System, zu niedrig), könnte ein Fehler in den Prozessen vorliegen. Daraufhin soll Six Sigma Ursache und Wirkung ermitteln – die Methode kann sämtliche Prozesse verbessern.

Wann sollte man Prozessoptimierung durchführen?

Spätestens in dem Moment, wenn ein Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig ist, denken die Verantwortlichen über eine Prozessoptimierung nach. Zu den Auslösern können unzufriedene Kunden, eine hohe Reklamationsquote oder nicht eingehaltene Lieferzeiten sein. Zu hohe Kosten, fehlendes Personal oder eine hohe Fluktuationsrate sind weitere Gründe für Stillstand oder Rückschläge im Unternehmen.

Ziele der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung zielt darauf ab, bestehende Geschäftsvorgänge in ihrer Effizienz und Effektivität zu stärken sowie den Ressourceneinsatz bestmöglich zu senken, soweit es geht. Dazu gehören auch Kostensenkungen, minimale Drehlaufzeiten, bessere Qualität oder die Reduzierung sonstiger Aufwände. Führen sie die notwendigen Schritte ausreichend aus, können Unternehmen ihre Wettbewerbsposition am nationalen und internationalen Markt deutlich stärken.

Weiterhin gehöre eine bessere Kommunikation (sei es intern oder extern) sowie eventuell eine Veränderung in Sachen Nachhaltigkeit zu den Zielen der Prozessoptimierung. Wichtig dabei zu beachten: Welche Möglichkeiten ein Unternehmen jeweils hat, unterscheidet sich sowohl von Konzern zu Konzern als auch von Abteilung zu Abteilung. Produktion, Vertrieb, HR oder Buchhaltung – überall, wo Prozesse zu finden sind, gibt es Potenzial für eine Optimierung.

Ist die Prozessoptimierung einmal durchgeführt, gilt es am Ball zu bleiben. Durch regelmäßige Überprüfung und diszipliniertes Festhalten an den neu erstellten Regeln und Abläufen kann das Unternehmen sich dauerhaft stärker positionieren.

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