WhatsApp ist ein weit verbreiteter und unkomplizierter Messenger, der natürlich auch einen „kurzen Draht“ zum Kunden bietet. Doch bei der geschäftlichen Nutzung des Dienstes gilt es – mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGOV) – einige grundlegende Dinge zu beachten.

„Zunächst einmal sollte erwähnt werden, dass WhatsApp eine geschäftliche Nutzung nicht erlaubt, es sei denn, man holt sich die Erlaubnis von WhatsApp ein“, sagt Norman Wirth. „In der Vergangenheit blieb die Nutzung ohne Erlaubnis sanktionslos, jedoch könnte WhatsApp den Account sperren lassen“, ergänzt der Inhaber der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte.

Für iOs-Nutzer ist diese Erlaubnis erforderlich, für Android-Nutzer gibt es eine Business-Variante der App. Für beide Varianten gilt: WhatsApp sollte ausschließlich auf einem separaten Endgerät genutzt werden, empfiehlt Wirth. Dies sei notwendig, da WhatsApp wirklich jeden Kontakt aus dem Adressbuch abfragt und die App diesen an Server in die USA übermittelt. Wer einen WhatsApp Account besitzt, hat bereits bei dessen Einrichtung in die Weitergabe seiner Kontaktdaten auch durch seine Chatpartner eingewilligt.

Gesonderte Einwilligung der Chatpartner sinnvoll

Eine gesonderte Einwilligung – zumindest für die Weitergabe der Kontaktdaten – ist daher unter Umständen nicht erforderlich, meint Wirth. Da es für eine wirksame Einwilligung einer informierten, klar verständlichen und ausdrücklichen Einwilligung bedarf, rät der Experte, eine gesonderte Einwilligung einzuholen, die den Ansprüchen der DSGVO entspricht (siehe früherer Artikel der Serie).

Da auch Kontaktdaten von Personen an WhatsApp übermittelt werden, die überhaupt kein WhatsApp-Konto haben, ist von diesen ohnehin eine gesonderte Einwilligung einzuholen. Oder aber solche Kontakte dürfen nicht auf dem Endgerät gespeichert sein, mit dem WhatsApp genutzt werden soll. Zudem muss eine Anpassung der eigenen Datenschutzhinweise erfolgen, mit denen Kunden auf Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung hingewiesen werden. So muss beispielsweise mitgeteilt werden, dass und welche Daten bei einer Kommunikation über WhatsApp in die USA übermittelt werden.

Spätestens wenn über WhatsApp andere personenbezogene Daten kommuniziert werden sollen, wie Versicherungsanträge oder Fotos von antragsrelevanten Dokumenten, ist eine ausdrückliche Einwilligung zwingend erforderlich. Einer solchen Verarbeitung hatte der jeweilige Nutzer nämlich beim Einrichten des eigenen Accounts gewiss nicht zugestimmt. „Es gilt der Grundsatz, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist, es sei denn, es liegt ein Erlaubnistatbestand vor“, betont der Rechtsanwalt (siehe früherer Artikel der Serie).

Es gibt sichere Messenger als WhatsApp

Abschließend ist sicherzustellen, dass die Übermittlung der Daten, Kontaktdaten oder Fotos in die USA als sogenanntem Drittland im Sinne der DSGVO rechtlich zulässig ist. Das Datenschutzniveau in diesem Drittland muss nämlich dem der DSGVO entsprechen (Artikel 45 DSGVO). Dies wird zumindest für einige Unternehmen – so auch WhatsApp – in den USA derzeit noch über das „Privacy Shield“ gewährleistet. Ob dies künftig so bleibt, wird derzeit von der EU-Kommission gemäß DSGVO überprüft. Womöglich ist die Übermittlung in die USA nur noch unter deutlich höheren Anforderungen als bisher erlaubt.

Wer trotz der Erfordernisse und Unwägbarkeiten WhatsApp weiter geschäftlich nutzen möchte, sollte - je nach Endgerät - entweder eine Erlaubnis von WhatsApp einholen oder auf die Business-Variante der App wechseln und die genannten Anforderungen sicherstellen. „WhatsApp ist aber nicht alternativlos“, so Wirth. Es gibt Messenger, die als sicher eingestuft sind. Dazu gehören Signal (nutzt auch Edward Snowden) und Threema.

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